Z dniem 25 maja 2018 r. rozpoczęto stosowanie Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (określane popularnie i w dalszej części tego dokumentu jako „RODO”).

W tym dokumencie przedstawiamy Państwu najważniejsze zagadnienia dotyczące przetwarzania Państwa danych osobowych pozyskanych poprzez stronę internetową

Przez terminy „przetwarzać” albo „przetwarzanie” rozumie się wszelkie czynności i operacje wykonywane na danych osobowych użytkowników (np. ich przechowywanie, przeglądanie czy utrwalanie).

Wszystkie zbierane przez nas dane osobowe są chronione z użyciem racjonalnych środków technicznych i organizacyjnych oraz procedur bezpieczeństwa w celu zabezpieczenia ich przed dostępem osób nieupoważnionych lub ich nieupoważnionym wykorzystaniem.

Kto jest administratorem Państwa danych osobowych?

Współadministratorami danych osobowych Państwa danych osobowych są następujące osoby:

• Pan Mirosław Paziewski,
• Pan Maciej Gawinecki,
• Pan Marcin Sieczek
• Pan Paweł Cygan oraz
• Pan Tomasz Charchuła (dalej łącznie jako „Współadministratorzy”).

W jaki sposób możecie się Państwo skontaktować ze Współadministratorami?

Ze Współadministratorami można się kontaktować pisemnie za pomocą poczty tradycyjnej na adres, drogą elektroniczną (e-mail) lub telefonicznie za pomocą poniższych danych:

• Pan Mirosław Paziewski, 08-404 Górzno, ul. Stawowa 5, e-mail: norbut@vp.pl
• Pan Maciej Gawinecki, 02-593 Warszawa, ul. Chodkiewicza 7/107, e-mail: mmgawin@gmail.com
• Pan Marcin Sieczek, 05-082 Kwirynów, ul. Lawendowa 9, e-mail: msqonsult@gmail.com
• Pan Paweł Cygan, 42-200 Częstochowa, ul. Legionów 59, e-mail: pcygan@wsb-nlu.edu.pl
• Pan Tomasz Charchuła, 59-100 Polkowice, Plac Wolności 3, e-mail: agatom@zinet.pl

Jakie Państwa dane osobowe są zbierane w ramach Serwisu?

Zgodnie z warunkami rezerwacji, warunkiem dokonania wstępnej rezerwacji jest podanie danych użytkownika takich jak: imię i nazwisko, adres, adres e-mail, telefon kontaktowy, dane wymagane do realizacji płatności za zamówienie.

Te dane osobowe są zbierane w celu wykonania umowy rezerwacji i wynajmu apartamentu oraz realizacji praw i obowiązków z tym związanych. Użytkownik podaje swoje dane dobrowolnie, jednakże brak wskazania danych może uniemożliwić zawarcie i wykonanie umowy. Wówczas podstawą prawną przetwarzania tych danych jest ich niezbędność do wykonania zamówienia, a tym samym umowy rezerwacji i wynajmu apartamentu (art. 6 ust. 1 lit. b RODO). W takim przypadku Państwa dane osobowe są przetwarzane przez: (i) okres nie dłuższy niż 3 (miesięcy) miesięcy od dnia wystąpienia z żądaniem zawarcia umowy lub (ii) okres wykonywania przez Współadministratorów obowiązków wynikających z takiej umowy zawartej przez nich.

Państwa dane osobowe w celu realizacji obowiązków ustawowych ciążących na Współadministratorach, wynikających w szczególności z przepisów podatkowych i przepisów o rachunkowości, w tym obowiązków związanych z dokumentowaniem zdarzeń gospodarczych (wystawieniem rachunków) i obowiązków archiwizacyjnych. Wówczas podstawą prawną przetwarzania Państwa danych osobowych jest obowiązek prawny ciążący na Współadministratorach (art. 6 ust. 1 lit. c RODO). W takim przypadku Państwa dane osobowe są przetwarzane przez okres, w którym obowiązujące przepisy prawne nakazują nam przechowywać Państwa dane osobowe, np. w celach rachunkowych czy podatkowych, czyli nie dłużej niż okres 5 (pięć) lat liczonych od końca roku kalendarzowego, w którym powstało dane zobowiązanie podatkowe.

Ponadto, dane osobowe podane w procesie rezerwacji oraz wynajmu będą przetwarzane w celu rozpatrzenia reklamacji, dochodzenia i obrony w razie zaistnienia wzajemnych roszczeń – podstawą prawną przetwarzania jest prawnie uzasadniony interes Współadministratorów (art. 6 ust. 1 lit f RODO) polegający na ochronie jego praw. W takim przypadku Państwa dane osobowe są przetwarzane przez czas do upływu okresu przedawnienia roszczeń wynikających z umów zawartych z Państwem przez Współadministratorów oraz dodatkowy okres 3 (trzech) miesięcy po upływie okresu przedawnienia.

W przypadku podjęcia przez Państwo kontaktu ze Współadministratorami, Państwa dane osobowe będą również przetwarzane w celu prowadzenia i utrzymania tego kontaktu przez Współadministratorów, udzielenia odpowiedzi na zadawane pytania, wyjaśnień, przekazania żądanych przez Państwo informacji itp. Wówczas podstawą prawną przetwarzania Państwa danych osobowych jest prawnie uzasadniony interes Współadministratorów (art. 6 ust. 1 lit. f) RODO) polegający na kontaktowaniu się z Państwem w jakiejkolwiek sprawie. W takim przypadku Państwa dane osobowe są przetwarzane przez okres niezbędny do podjęcia przez Współadministratorów kontaktu z Państwem, udzielenia odpowiedzi na Państwa pytania lub skutecznego zrealizowania obranego przez Państwo innego celu kontaktu.

Jeśli użytkownik wyrazi na to osobną opcjonalną (nieobowiązkową) zgodę, jego dane osobowe będą przetwarzane w celu marketingu produktów i usług Współadministratorów poprzez przesyłanie informacji handlowej, w tym w formie Newslettera, na podany przez adres email. W tej sytuacji podstawą prawną przetwarzania danych osobowych jest prawnie uzasadniony interes Współadministratorów (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) polegający na realizacji przez nich marketingu bezpośredniego. W takim przypadku Państwa dane osobowe są przetwarzane przez okres realizacji przez Współadministratorów ww. celu, czyli przez okres prowadzenia przez nich działań marketingu bezpośredniego, jednakże w żadnym wypadku nie dłużej niż do dnia skutecznego cofnięcia przez Państwo powyższej zgody, bądź do dnia skutecznego wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania Państwa danych osobowych w celach marketingowych.

Zgodę na otrzymywanie informacji handlowych, w tym w formie Newslettera, użytkownik może wycofać w dowolnym momencie, bez podania przyczyny poprzez przesłanie wiadomości email z cofnięciem zgody na adres mailowy właściciela lokalu w Villa Baltic. Cofnięcie zgody spowoduje usunięcie podanego przez użytkownika adresu email z listy dystrybucyjnej usługi Newstlettera i zaprzestanie przesyłania informacji handlowej. Wycofanie zgody pozostaje bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem.

Czy Państwa dane osobowe będą wykorzystywane do zautomatyzowanego podejmowania decyzji, w tym profilowania?

Państwa dane osobowe nie będą wykorzystywane przez Współadministratorów do zautomatyzowanego podejmowania decyzji, w tym profilowania.

Kto jest odbiorcą Państwa danych osobowych?

Odbiorcami danych podanych w celu wykonania umowy rezerwacji i wynajmu apartamentów są podmioty przetwarzające dane na zlecenie Współadministratorów, tj.

• współpracujące ze Współadministratorami tj. osoby przygotowujące apartamenty na pobyt gości, opiekujące się budynkiem Villa Baltic oraz przyjmujące rezerwacje
• podmioty dostarczające Współadministratorom systemy i narzędzia teleinformatyczne do prowadzenia Serwisu (np. wyspecjalizowani dostawcy usług przechowywania danych albo usług informatycznych),
• podmioty świadczące usługi płatności on-line, banki,
• podmioty świadczące na rzecz Współadministratorów usługi prawne, podatkowe i rachunkowe,
• operatorzy pocztowi lub zaufani dostawcy usług kurierskich.

Odbiorcami danych podanych w celu marketingu produktów i usług Współadministratorów są ponadto dokonujące na zlecenie Współadministratorów automatycznej wysyłki emailowej informacji handlowych, w tym wiadomości typu Newsletter.

W takim przypadku podmioty te nie są upoważnione do wykorzystywania danych osobowych użytkownika we własnym imieniu (dane zawsze będą przetwarzane w imieniu i na potrzeby Współadministratorów w ramach zawartych z nimi umów powierzenia przetwarzania danych osobowych).

Jakie prawa przysługują Państwu w związku z przetwarzaniem danych osobowych?

Współadministratorzy gwarantują użytkownikom realizację ich następujących praw:  

• prawo dostępu do Państwa danych osobowych – mają Państwo prawo uzyskać od nas potwierdzenie, czy Państwa dane osobowe są przez nas przetwarzane, czy nie; jeśli przetwarzamy Państwa dane osobowe, mają Państwo prawo żądać do nich dostępu oraz informacji związanych z ich przetwarzaniem, m. in. o celu przetwarzania, odbiorcach lub kategoriach odbiorców danych, planowanym okresie przechowywania danych lub kryteriach ustalenia tego okresu itp.), jak również uzyskania kopii danych;
• prawo do sprostowania Państwa danych osobowych – mają Państwo prawo do żądania sprostowania, poprawienia, uaktualnienia niedokładnych Państwa danych osobowych, które są nieprawidłowe, niekompletne, i takie sprostowanie będzie dokonane bez zbędnej zwłoki; biorąc pod uwagę cele przetwarzania, mają Państwo prawo do uzupełnienia niekompletnych danych osobowych, w tym poprzez dostarczenie dodatkowego oświadczenia;
• prawo do usunięcia Państwa danych osobowych – mają Państwo prawo do uzyskania od nas usunięcia Państwa danych osobowych, jednakże tylko w sytuacjach określonych przepisami RODO (np. gdy Państwa dane osobowe nie są niezbędne do celów w których zostały zebrane lub w inny sposób przetwarzane, bądź były przetwarzane niezgodnie z prawem) i takie usunięcie będzie dokonane bez zbędnej zwłoki;
• prawo do ograniczenia przetwarzania Państwa danych osobowych – mają Państwo prawo do uzyskania od nas ograniczenia przetwarzania Państwa danych osobowych w każdym z następujących przypadków: (i) kwestionujecie Państwo prawidłowość danych osobowych; (ii) przetwarzanie jest niezgodne z prawem a Państwo żądają ograniczenia zamiast usunięcia danych; (iii) nie potrzebujemy już Państwa danych osobowych, ale są one potrzebne Państwu do korzystania z roszczeń obronnych lub prawnych lub (iv) sprzeciwiają się Państwo przetwarzaniu danych osobowych a my weryfikujemy zasadność Państwa sprzeciwu;
• prawo do przenoszenia Państwa danych osobowych – ilekroć przetwarzamy Państwa dane osobowe w przypadku, gdy jest ono niezbędne do zawarcia lub wykonania przez nas umowy, której jesteście Państwo stroną (art. 6 ust. 1 lit. b) RODO) oraz jeżeli takie przetwarzanie odbywa się w sposób zautomatyzowany, mają Państwo prawo do uzyskania od nas danych osobowych, które Państwo nam przekazali, w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym i przeznaczonym do odczytu komputerowego formacie i mają Państwo prawo do przekazania tych danych do innego administratora, o ile jest to technicznie możliwe;
• prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania Państwa danych – ilekroć przetwarzamy Państwa dane osobowe w przypadku, gdy jest ono niezbędne dla celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez Współadministratorów (art. 6 ust. 1 lit. f) RODO), w każdej chwili, z powodów związanych z Państwa szczególną sytuacją, mają Państwo prawo wnieść sprzeciw wobec przetwarzania danych osobowych, których sprzeciw dotyczy, z uwzględnieniem profilowania; w takiej sytuacji zaprzestaniemy przetwarzania Państwa danych osobowych, chyba że będziemy w stanie przedstawić prawnie uzasadnione podstawy przetwarzania, które będą nadrzędne w stosunku do Państwa interesów, praw i swobód lub przetwarzanie tych danych będzie niezbędne do ustanowienia, wykonania lub obrony roszczeń prawnych;

ponadto w każdej chwili mają przysługuje Państwu prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania Państwa danych osobowych w celu marketingu bezpośredniego, który obejmuje profilowanie w zakresie związanym z takim marketingiem bezpośrednim.

Z praw wskazanych powyżej można skorzystać w następujący sposób:

• drogą pisemną w sposób tradycyjny lub
• drogą e-mailową na adresy wymienione na pierwszej stronie tego dokumentu.

Jak złożyć skargę do organu nadzorczego?

Jeżeli sądzicie Państwo, że przetwarzanie Państwa danych osobowych przez Współadministratorów narusza przepisy dotyczące ochrony danych osobowych, to mają Państwo prawo złożyć skargę do organu nadzorczego, czyli do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

Skargę można złożyć w formie tradycyjnej, w tym do protokołu w siedzibie Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (adres: ul. Stawki, 2 00-193 Warszawa) lub elektronicznie przez Elektroniczną Skrzynkę Podawczą Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (szczegóły są dostępne tutaj:  https://uodo.gov.pl/pl/83/153).

Jakie są podstawowe uzgodnienia pomiędzy Współadministratorami odnośnie przetwarzania Państwa danych osobowych?

Współadministratorzy - zgodnie art. 26 RODO - dokonali uzgodnienia, iż będą wspólnie zobowiązani do następujących działań oraz będą ponosili solidarną odpowiedzialność za ich realizację:

• realizacja podstawowych zasad przetwarzania danych osobowych;
• wdrożenie odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych ochrony danych osobowych;
• dokonywanie okresowych przeglądów powyższych środków i ich uaktualnianie;
• uwzględnienie ochrony danych w fazie projektowania oraz wdrożenie środków technicznych i organizacyjnych pozwalających na domyślną ochronę danych osobowych;
• zapewnienie zachowania zasady rozliczalności, tj. odpowiedniego udokumentowania dla potrzeb wykazania zgodności przetwarzania;
• prowadzenie rejestrów czynności przetwarzania danych osobowych oraz kategorii czynności przetwarzania danych osobowych, o ile będzie to wymagane obowiązującymi przepisami;
• wypełnianie obowiązków informacyjnych wobec podmiotów danych osobowych;
• zapewnienie skutecznego wykonywania przez podmioty danych osobowych przysługujących im praw;
• zgłaszanie naruszeń ochrony danych osobowych organowi nadzorczemu;
• zawiadamianie podmiotów danych osobowych o naruszeniach ochrony danych osobowych;
• dokonywanie oceny skutków planowanych operacji przetwarzania dla ochrony danych osobowych przed rozpoczęciem przetwarzania;
• przeprowadzanie konsultacji z organem nadzorczym przed rozpoczęciem przetwarzania, jeżeli powyższa ocena skutków dla ochrony danych wskaże, że przetwarzanie powodowałoby wysokie ryzyko.

Jak będziemy dokonywać zmian Polityki Prywatności?

Zastrzegamy, że w przyszłości może pojawić się konieczność wprowadzania zmian lub aktualizacji naszej Polityki Prywatności. W szczególności może się to okazać konieczne z uwagi na zmiany w obowiązujących przepisach prawa dotyczących ochrony danych osobowych, wytyczne w zakresie ochrony danych osobowych wydane przez organ nadzorczy (Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych / PUODO), ale również w związku z ewentualnymi zmianami w zakresie prowadzenia przez Współadministratorów Serwisu lub procesów współpracy / obsługi użytkowników.

Najnowsza wersja naszej Polityki Prywatności jest zawsze dostępna w naszym Serwisie pod następującym adresem: www.villabaltic.pl/polityka-prywatnosci